Socialinės globos namuose dokumentai lydi žmogų nuo pat atvykimo dienos: apgyvendinimo sutartis, individualus socialinės globos planas, sveikatos duomenų įrašai, artimųjų kontaktai, kasdienių stebėjimų žurnalai. Šalia jų gyvuoja darbuotojų grafikai, higienos ir maitinimo dokumentacija, ataskaitos steigėjui ir licencijos priežiūrą vykdančioms institucijoms. Popieriaus srautas nemažėja, o reikalavimai jam kasmet tik griežtėja.
Kodėl globos įstaigoje tvarka svarbesnė nei kitur
Kai slaugytoja nakties pamainoje turi pasitikrinti gyventojo vaistų lapą, nėra kada vartyti segtuvų trijuose kabinetuose. Kai atvyksta priežiūros specialistai, prašomą dokumentą reikia pateikti čia ir dabar. O kai artimieji teiraujasi apie sudarytą globos planą, atsakymas „paieškosime ir pranešime“ pasitikėjimo tikrai neprideda.
Todėl dalį dokumentų, kaip ir daugelis įstaigų, tvarkome skaitmeniškai – bendrame kompiuterių tinklo diske. Tai didelis žingsnis į priekį, tačiau po kelerių metų aplankų medis gali tapti toks pat painus kaip senosios spintos: atsiranda failų kopijos su prierašu „galutinis_v3“, nebeaišku, kuri versija galioja, o jautrius sveikatos duomenis gali atsiverti kiekvienas, žinantis kelią iki aplanko. Apie tai, kuriuo momentu paprastas bendras diskas nustoja tarnauti ir kaip toliau palaikoma dokumentų tvarka organizacijoje, radome vertingų įžvalgų – jos pravers ir kitoms socialinės srities įstaigoms.
Taisyklės, kurių laikomės patys
- Vienas dokumentas – viena vieta. Gyventojo byla pildoma tik nustatytame aplanke, kopijų asmeniniuose kompiuteriuose nekuriame.
- Aiškūs pavadinimai. Failo varde – data, dokumento rūšis ir bylos numeris, kad asmens duomenys nebūtų matomi jau pavadinime.
- Prieigos pagal pareigas. Sveikatos įrašus mato tik slaugos personalas, finansinius dokumentus – tik buhalterija.
- Metinė peržiūra. Pasibaigus saugojimo terminui bylos perduodamos archyvui arba sunaikinamos pagal patvirtintą aprašą.
Tvarkinga dokumentacija nėra biurokratija dėl biurokratijos. Tai būdas užtikrinti, kad kiekvienas mūsų gyventojas gautų priežiūrą, pagrįstą tiksliais ir laiku pasiekiamais duomenimis, o darbuotojai daugiau laiko skirtų žmonėms, ne popieriams.